Was bedeutet eigentlich ZUGFeRD?


ZUGFeRD ist eine Abkürzung und steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands". Ein ziemlich langer Name mit einer ziemlich obskuren Abkürzung. Wann kommt ZUGFeRD zum Einsatz? Bei allen staatlichen Institutionen ist die Verwendung dieses Rechnungssystems mittlerweile zum Standard geworden. Diese Entwicklung legt nahe, dass sich das hinter ZUGFeRD stehende Rechnungssystem nicht nur deutschlandweit, sondern gleich auch europaweit als standardisiertes Rechnungssystem durchsetzen und etablieren wird. Alles nur eine Frage der Zeit. Warum sich diese Entwicklung bereits abzeichnet? Mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen liefern ihre Produkte in und an den öffentlichen Sektor und sind dementsprechend bereits dazu angehalten ihre Rechnungen im ZUGFeRDFormat abzugeben, einzureichen und demnach auch zu erstellen. Hinzu kommt die immer weiter voranschreitende Digitalisierung, die diesem Rechnungsformat ebenfalls entgegenkommt. Wer als Unternehmer vorausschauend handeln möchte, der kann daher bereits jetzt schon über eine Umstellung nachdenken und diese in die Wege leiten.

Warum aber eine Rechnung im ZUGFeRD-System erstellen?


Dass das System bald flächendeckender Standard ist, ist ein Grund zur Erstellung aller Rechnungen in diesem neuen Format. Doch welchen Grund hat es, warum es flächendeckend angewandt und zum Einsatz kommen sollen? Zum einen ist es ein einheitliches Rechnungsformat. Darüber hinaus wurde es in Zusammenarbeit von wirtschaftlichen Unternehmen und dem öffentlichen Sektor entwickelt. Zwei sonst unabhängig voneinander agierende Gesellschaftsbereiche, die aber doch immer wieder Schnittpunkte haben. ZUGFeRD erleichtert die Zusammenarbeit gerade an diesen Schnittstellen.


Wie arbeitet ZUGFeRD dabei?

Bei der Rechnungserstellung werden PDF/A-Dateien mit XML-Dateien kombiniert. Was das bedeutet? Ein Dateiformat wird zur Langzeitarchivierung mit einem Dateiformat fusioniert, welches durch Maschinen auslesbar ist. Genau in dieser Fusion liegt der große Vorteil des neuen Rechnungssystems: Es können Rechnungen problemlos digital ausgelesen und gespeichert werden, während sie physisch die gleichen Informationen enthalten. Hinzu kommt, dass die PDF/A-Dateien ohne großen Aufwand archiviert werden. Ein zusätzliches Einscannen von Rechnungen, Belegen und Co. ist daher nicht mehr notwendig. Außerdem haben die Entwickler dafür gesorgt, dass die ZUGFeRDRechnungen mit den gängigen Buchhaltungs- und Steuer-Softwares kompatibel sind. Das erspart ein Vielfaches an zusätzlicher Arbeit und verringert Übertragungsfehler von Rechnungsdaten.

Rechnungen im ZUGFeRDFormat erstellen. Wie geht das?

Jede neue technologische / digitale Erfindung bedarf meistens immer eins: einer neuen Software. So auch das ZUGFeRDRechungssystem. Mit Hilfe dieser Software kann entweder eine neue Rechnung erstellt oder eine bereits vorhandene Rechnung entsprechend umgewandelt werden. In beiden Fällen wird eine Rechnung als PDF erstellt, auf der die Rechnungsdaten auch als XML aufgeführt sind.

Wer sich aber nicht gleich eine neue Software anschaffen möchte, der kann auch Online-Anbieter nutzen. Hier werden alle eingegeben Rechnungen im Sinne der ZUGFeRD-Konformität erstellt. Dazu muss man sich lediglich als Nutzer auf Plattformen registrieren und die vollständigen Unternehmensdaten eingeben. Schon kann eine Rechnung durch das Ausfüllen der entsprechenden Rechnungspositionen erstellt werden. Dann die erstellten Daten downloaden und schon hat man die fortschrittlichste Rechnung, die man aktuell nur in den Händen halten kann. Alles im Sinne der Konformität und Standardisierung. Ein solches Rechnungssystem schafft Transparenz, schafft Zeitersparnisse und hilft bei der Buchführung ... und das über die deutschen Grenzen hinaus.